Centenas de projetos são gerenciados nas organizações no mundo inteiro. E no andamento dos projetos é comum aparecer situações que demandem providências imediatas. Muitas dessas decisões podem ser assertivas ou impactar o projeto, trazendo consigo a possibilidade de um grande aprendizado. Neste contexto, surge a necessidade do uso das boas práticas em gerenciamento de projetos através do documento de Lições Aprendidas.
Mas o que é um documento de lições aprendidas?
Este documento registra todo o conhecimento adquirido ao longo do projeto, mostrando os pontos positivos do projeto e o pontos que precisam ser melhorados em projetos futuros, fazendo parte da base de conhecimento da empresa, onde é inserida informações históricas e desempenho dos projetos anteriores.
Estudiosos afirmam que 80% de todo o conhecimento de uma organização está guardado na cabeça dos colaboradores no que se diz respeito ao conhecimento tácito (conhecimento adquirido através de experiência) e não estão registrados em nenhum lugar. Dos outros 20% restantes, apenas um quinto está arquivado de forma estruturada segundo a publicação de “CHOO, C. W. The knowing organization: how organizations use information to construct meaning, create knowledge, and make decisions. New York: Oxford University Press. 1998.”
Neste cenário, as empresa têm buscado estratégias relacionadas à Gestão do Conhecimento através das lições aprendidas. Mas muitos de vocês ainda devem estar se perguntando, eu preciso mesmo criar um documento de lições aprendidas? Ou quem vai utilizar este documento depois?
Vamos para exemplos práticos:
• Você deixa seu carro na mesma vaga onde alguém bateu no seu carro?
• Você abasteceu em um posto com a Etanol de má qualidade e seu carro não quer ligar. Provavelmente você não voltará no mesmo posto para abastecer seu carro novamente, independente da escolha do combustível.
Esse conhecimento fica na nossa cabeça e acabamos não compartilhando com as pessoas.
Seria muito bom se você tivesse um arquivo de família, com a lista de postos de combustível de má qualidade. Em gerenciamento de projeto é a mesma coisa. Você não gostaria de iniciar um projeto sabendo de tudo o que aconteceu de certo e errado no projeto similar anterior ao seu?
Ao adotar o registro das lições aprendidas, o gerente está dando um passo importante para o crescimento da equipe e organização, criando uma importante ferramenta a qual auxiliará na melhoraria dos serviços prestados e na eficiência organizacional, podendo decidir qual é a melhor escolha a se tomar diante de imprevistos que acontecem nos projetos e podendo ser utilizado tanto no projeto atual quanto em projetos futuros, levando-se em conta as diferenças naturais entre eles. É a aplicação da melhoria contínua na prática!
O assunto Lições Aprendidas é muito extenso para um post, sendo assim dividiremos o assunto em partes. Nos próximos posts você entenderão um pouco sobre:
• Como e quando as lições aprendidas são criadas;
• Requisitos de um bom documento de lições aprendidas;
• Gerenciamento do banco de lições aprendidas;
• Como coletar as lições aprendidas;
• Modelo do documento lições aprendidas;
• Como é feita a comunicação das lições aprendidas;
• Dentre outros.
Deixem seus comentários , críticas e sugestões !
Até a próxima!
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