Termos utilizados na criação de uma EAP

Para facilitar desenvolvimento de uma EAP, iremos abordar algumas definições de termos utilizados no gerenciamento de projetos durante o processo de criação da EAP.

Atividade
É um componente de trabalho realizado durante o andamento de um projeto.

Entrega
Qualquer produto, resultado  ou capacidade para realizar um serviço exclusivo e verificável que deve ser produzido para terminar um processo, fase ou um projeto. Também, pode se referir a uma entrega externa, sujeita à aprovação do patrocinador ou do cliente do projeto.

Decomposição
É uma técnica de planejamento que subdivide o escopo do projeto e as entregas do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis, até que o trabalho do projeto associado à realização do escopo do projeto e ao fornecimento das entregas seja definido em detalhes suficientes para dar suporte à execução, monitoramento e controle do trabalho.

Dicionário EAP
Um documento que descreve cada componente da EAP, incluindo uma breve definição do escopo, entregas definidas, atividades associadas, recursos necessários, e outros requisitos.

Pacotes de trabalho
Uma entrega ou componente do trabalho do projeto no nível mais baixo de cada ramo da EAP. O pacote de trabalho inclui as atividades e os marcos do cronograma necessários para terminar a entrega do pacote de trabalho ou o componente do trabalho do projeto.

Subprojeto
Uma parte menor do projeto total, criada quando o projeto é subdividido em componentes ou partes mais facilmente gerenciáveis. Os subprojetos são geralmente representados na EAP. O subprojeto pode ser chamado de projeto, gerenciado como um projeto e adquirido de um fornecedor.

Fases do projeto
Um conjunto de atividades do projeto, relacionadas de forma lógica, que geralmente culminam com o termino de uma entrega importante. Na maioria dos casos, as fases do projeto são terminadas sequencialmente, mas podem se sobrepor em algumas situações do projeto. Uma fase do projeto é um componente do ciclo de vida do projeto. Uma fase do projeto não é um grupo de processos de gerenciamento de projetos.

Os termos cima são comumente utilizados no gerenciamento de projetos e estão definidos no glossário do PMBOK 5° edição.



FONTE: PMI. Project Body of Knowledge (PMBOK Guide). 5° Edição Pennsylvania. Ed. PMI Book Service, 2013.

Termo de abertura

O Termo de Abertura é conhecimento como “Project Charter” ou como TAP. É um documento que designa quem é o gerente do projeto e quais são suas funções e autoridades dentro de projeto, formalizando a abertura do projeto.

O termo de abertura é geralmente criado pelo patrocinador com a participação do gerente do projeto. Ao se tratar de um projeto externo, o iniciador do projeto ou patrocinador cria o termo de abertura ou delega esta tarefa ao gerente logo no processo de iniciação. É importante ressaltar que a participação da equipe do projeto na criação ou revisão do documento é muito valiosa, pois assegura que todos estão cientes das entregas do projeto e podem dar sugestões.

Para criação do termo de abertura é necessário que o gerente e patrocinador tenham os seguintes documentos:

• Declaração de trabalho do projeto, a qual descreve os produtos e serviços a serem entregues pelo projeto.
• Business case – documento que fornece informações do ponto de vista de um negocia, para que se possa identificar se o projeto é justifica ou não o investimento para a organização naquele momento.
• Contrato – quando o projeto for externo
• Fatores ambientais da empresa – informações sobre condições de mercado, infraestrutura da organização, padrões governamentais específicas para o segmento de atuação.
• Ativos de processos – documentos padrão da organização, procedimentos internos, informações históricas, políticas internas.

A necessidade dos documentos acima pode varia de projeto para projeto, além do gerente de projetos poderem contar com a ajuda de opiniões especializadas. A opinião especializada é oferecida por pessoas com detalhes técnicos, tais como consultores, especialistas no assunto, Escritório de Projetos, partes interessadas, outros departamentos da organização, dentre outros que apoiam no planejamento e criação do termo de abertura.

As necessidades do negócio e do cliente são descrita no TAP como:

• Propósito do projeto
• Descrição do projeto
• Requisitos do projeto
• Riscos iniciais
• Marcos de entregas
• Orçamento
• Partes interessadas
• Designação do gerente de projetos 
• Critérios de aceite do projeto

O documento termo de abertura deve conter a data inicio e fim do projeto e ter a assinatura do patrocinador e do gerente do projeto. Para que você possa visualizar o modelo de um Termo de Abertura acesse no página de Templates ou clique aqui e baixe o template.

O que é uma EAP?

Em gerenciamento de projetos, uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto) ou no inglês WBS (Work Breakdown structure) é uma ferramenta visual que auxilia na definição do escopo, desmembrando as fases do projeto em partes manejáveis, permitindo ao Gerente do Projeto e as partes interessadas terem uma visão organizada, estruturada e clara de todas as entregas do Projeto.

O principal objetivo da EAP é incluir todo o trabalho necessário para entregar o projeto e também assegurar que no projeto não tenha trabalho desnecessário. 

Mas, em que situação a EAP é utilizada no gerenciamento do projeto?

A EAP é utilizada para:

• Definir o escopo do projeto;

• Facilita a comunicação entre o gerente de projeto e as partes interessadas;

• Entradas em outros processos do gerenciamento do projeto e entregas;

• Facilitar a identificação das fases do projeto;

• Facilitar a estimativa de esforço, duração e custo do projeto.

Ao criar uma EAP considere as dicas para uma boa elaboração da EAP:

Decomposição

Não utilize verbos, ou seja, não decomponha a EAP no nível de detalhe das atividades.

Decomponha as entregas até um nível de detalhe do pacote de trabalho, o qual permite o planejamento e controle do trabalho necessário para a sua entrega.

A EAP deve conter 100% do trabalho definido pelo escopo.

Planeje as entregas e não as ações.  

Tenha cuidado para não decompor demais os níveis da EAP e criar um esforço de planejamento e controle muito grande.

Todas as entregas devem estar na EAP de forma clara para todas as partes interessadas. As entregas podem ser: Relatórios, reuniões, produto, dentre outros.

Cada pacote de trabalho deve representar um produto tangível e verificável.

Visualização

Utilize um esquema de codificação para cada elemento que identifique a hierarquia.

Cria a EAP juntamente com as pessoas que executaram o projeto.

A EAP é uma ferramenta fundamental no projeto, pois facilita a definição e visualização dos pacotes de trabalhos a serem entregues em um projeto, além de auxiliar o Gerente de Projetos a mostrar todo o conteúdo do projeto de forma clara e estruturada para a equipe do projeto e todas as partes interessadas.