As 10 principais habilidades necessárias e valorizadas ao gerenciar projetos

A designação do gerente de projetos é uma das mais importantes decisões dos projetos. O gerente de projeto é responsável pelo resultado do projeto e cabe ao patrocinador está difícil escolha.

Elaboramos esse post para que você saia na frente e saiba quais são as habilidades necessárias e requeridas em gerenciamento de projetos e garanta seu papel naquele tão desejado projeto.

O PMBOK afirma que para gerenciar um projeto de forma eficaz o gerente de projeto precisa ter as habilidades interpessoais a seguir: Liderança, Construção de equipe, motivação, comunicação, influência, tomada de decisões, consciência politica e cultural, ganho de confiança, gerenciamento de conflitos e coaching.

De acordo com o último Benchmarking em Gerenciamento de Projetos realizado com empresas do mundo inteiro, as habilidades mais valorizadas no momento são: 

1) Comunicação – 63,2%*

O gerente de projeto gasta aproximadamente 90% do seu tempo com a comunicação seja ela formal através de e-mail e atas de reunião ou informal em um cafezinho no meio da tarde ou uma simples orientação de como executar determinada tarefas.

    2)     Liderança – 51,8%*

O atributo essencial do gerente de projetos é a liderança, pois está ligada a gestão eficaz da equipe. John Maxwell menciona no seu livro as 21 irrefutáveis leis da liderança que "qualquer um pode conduzir o navio, mas é preciso um líder para estabelecer o rumo". As empresas estão valorizando cada vez mais os gerentes de projetos que possuem essa habilidade.

3) Negociação – 40,6%*

O gerente precisa ser apto a negociar com os especialistas técnicos, patrocinador, cliente, equipe e todos que estão diretamente envolvidos no projeto com o intuito de melhor gerenciar os recursos, prioridades, mudanças de escopo e responsabilidades de todos no projeto, dentre outros.

4) Conhecimento em gerenciamento de projetos - 33,8%*

O gerente de projetos precisa ser capaz de aplicar todo o conhecimento e boas práticas em gerenciamento de projetos, visando criar valor ao projeto e responder à concorrência e ao mercado.

5) Trabalho em equipe – 29%*

O gerente de projetos é responsável pelo desenvolvimento da equipe do projeto e ele precisa ter a habilidade de trabalhar em equipe heterogênea com especialistas de diferentes formações, o que gere mais conflitos entre a equipe e o gerente precisa ter a habilidade de gerenciar conflitos.

6) Capacidade de integrar partes – 28,1 %*

Habilidade relacionada com o trabalho em equipe, resolução de conflitos e negociação.

7) Gerenciamento de conflitos -26,6 %*

Os conflitos no ambiente de projeto são inevitáveis, uma vez que há pessoas com habilidades e expectativas diferentes trabalhando junto. O gerente de projetos deve atuar como um facilitador, eliminando os problemas e conflitos que surgem no decorrer de um projeto, pois caso os conflitos não forem gerenciados adequadamente, eles podem ser destrutíveis e prejudiciais ao desempenho do projeto.

8) Iniciativa – 23,9%*

O gerente de projetos precisa ter iniciativa para atuar com base nos dados de desempenho coletados e sem o receio de ser mal recebido pelas demais partes interessadas do projeto, ou seja, ter a capacidade de tomar iniciativa diante de situações assumindo responsabilidades na tomada de decisões com o objetivo de concretizar idéias.

9) Conhecimento técnico – 23,9%*

Algumas empresas consideram muito importante que o gerente de projetos tenha conhecimento técnico na área de atuação. Em minha opinião um gerente de projetos pode ter sucesso em projeto de outra área de atuação, basta ter o apoio de especialistas no assunto, sem necessariamente ele precisa ter conhecimento técnico do projeto como todo.  Casos não haja verba para especialista no projeto, o gerente do projeto precisa ter conhecimento técnico na área de atuação do projeto.

10) Organização – 16,1%*

A organização do gerente permite que ele identifique rapidamente onde estão os dados necessários para a tomada de decisão.

De modo geral, um gerente de projetos não se torna um bom profissional apenas pelas suas habilidades técnicas em sua área de atuação e gestão de projetos, é necessário desenvolver suas habilidades interpessoais.

Espero que tenha gostado da matéria!

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NOTA: * significa o percentual das organizações que elegeram as habilidades acima como importantes. Ex: 63% das empresas acreditam que a comunicação é a principal habilidade que o gerente de projetos deve ter.

FONTES:

- 21 irrefutáveis leis da liderança, uma receita comprovada para desenvolver o líder que existe em você - Maxwell, John C.

- Benchmarking em gerenciamento de projetos - PM Survey

- PMBOK Project Management Body of Knowledge - PMI

Conheça o Benchmarking em Gerenciamento de Projetos

O “Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil” é uma iniciativa do PMI Rio criada em 2003 e realizada anualmente em todos os treze Chapters do PMI - Project Management Institute no Brasil.

Em 2011 o Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos atingiu a sua maturidade e se tornou internacional e adotou um novo nome: PM SURVEY.ORG. Há vários países participantes deste estudo. 

Dessa forma, podemos conhecer a situação do mercado brasileiro em relação práticas em gerenciamento de projetos e compará-las com as práticas de outros países do mundo.

Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil era divulgado anteriormente do site do Pmi Rio. Com a mudança e nome e estrutura, o estudo está sendo divulgado gratuitamente através do site PM Survey, onde você tem a opção de baixar o resultado só do Brasil ou o resultado de uma região especifica.

Mas o que há de tão importante neste estudo? 

Abaixo listaremos um alguns dos assuntos contidos no estudo:

• Nível de resistência das organizações e o apoio da alta administração a gerenciamento de projetos;
• Tipo de estruturas organizacionais utilizadas;
• Quais são os profissionais dedicados à liderar projetos e qual é o seu percentual de dedicação aos projetos;
• Principais habilidades necessárias e valorizadas no gerenciamento de projetos;
• Principais deficiências dos gerentes de projetos nas organizações;
• Nível de utilização de processos para monitoramento do portfólio;
• Quais são as práticas utilizadas na gestão de portfólio;
• Quais são as atividades mais executadas pelos PMOs;
• Os principais motivos que levam ao fracasso na implantação de um PMO;
• Dentre outros assuntos.

“É importante ressaltar que este estudo não é uma pesquisa acadêmica, seus resultados devem ser interpretados como uma indicação sobre como as organizações vêm trabalhando o tema gerenciamento de projetos, e não como um guia ou um conjunto de melhores práticas.”

Este benchmarking é realizado no 2° semestre de cada ano. Para participar, basta acessar o site e colaborar com a pesquisa.

Não perca tempo, acesso o site do  PM Survey e verifique como andam as práticas de gerenciamento de projeto ou clique aqui e baixe o estudo.

FONTE:

http://pmi-rio.ning.com/page/benchmarking-1

http://www.pmsurvey.org/ 

Gerenciamento das Partes Interessadas

Hoje falaremos sobre a 10ª área de conhecimento do PMBOK! Gerenciamento das Partes interessadas!!

Atualmente o PMBOK encontra-se na 5ª edição e uma das novidades dessa última edição, foi a criação da área de conhecimento “Gerenciamento das Partes Interessadas”, poucas técnicas e ferramentas foram introduzidas nesta área, a maior parte foi trazida da área de comunicações.

Foram criados os seguintes processos:

13.1 Identificar as partes interessadas (Movido da área de comunicação)

13.2   Planejar o gerenciamento das partes interessadas (Novo)

13.3   Gerenciar o envolvimento das partes interessadas (Novo)

13.4  Controlar o envolvimento das partes interessadas (Movido da área de comunicação)

Mas, quais são as partes interessadas em um projeto?

As partes interessadas são as pessoas ou organizações, pois cada projeto tem diferentes grupos de stakeholders. Em uma organização, as partes interessadas são o conselho de administração, gestão de empresas, funcionários, acionistas, fornecedores, clientes e os municípios em que a empresa atua, onde estão ativamente envolvidas no projeto ou há algum interesse afetando positivamente ou negativamente a execução do projeto. A equipe de gerenciamento do projeto precisa identificar cada parte interessada, para determinar os requisitos e as expectativas em relação ao projeto de todas as partes envolvidas. As partes interessadas podem mudar ao longo do ciclo de vida do projeto, mas para que isso não aconteça, é de responsabilidade do gerente de projeto avaliar as contribuições desde estudo dos grupos até o patrocínio por completo do projeto.

O primeiro passo para identificar as partes interessadas é identificar todos os possíveis interessados no projeto. Se isto não for feito completamente, existe um grande risco de atrasos no projeto e, potencialmente, de aumento nas despesas ou até mesmo o cancelamento. Sempre deve ser considerado as consequências sociais do projeto em relação à diferentes pontos de vista dos conceitos de justiça, equidade e direitos sociais. Estes são aspectos amplamente influentes de um projeto e podem estar em oposição direta aos interessados financeiros e funcionais que esperam tirar proveito do projeto.

Abaixo uma figura que ilustra todas as partes interessadas em um projeto;

  

Template

Para auxiliá-los na identificação das partes interessadas de seus projetos, estamos disponibilizando para download um template para registro e análise das partes interessadas.

Download

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Benchmarking: comparar para crescer

A competitividade mundial cresceu acentuadamente nos últimos anos, forçando as empresas a terem um contínuo aprimoramento de seus processos e resultados, almejando ofertar produtos e serviços de alta qualidade com baixo custo e atingir uma posição de liderança no mercado. Diante desta necessidade de maximização da performance empresarial, surgiu o benchmarking, que  é uma das mais antigas ferramentas de gestão que ganhou forças nos EUA.

Benchmarking é uma técnica que consiste em observar processos de uma organização corrente ou não, classificadas como líderes nas práticas e processos em que se deseja melhorar, com o intuito de trocar experiências para a melhoria dos processos de trabalho. Como dizem muitos especialistas, “Fazer benchmarking é comparar para crescer”.

Vale ressaltar que a utilização dessa prática não é copiar o que a concorrência ou outra empresa está fazendo, mas sim aprender por meio de observação e comparação das melhores práticas. Além disso, precisamos lembrar que benchmarking não é uma ação isolada ou um livro de receita ou instruções. Benchmarking é um processo continuo e estruturado de aprendizagem através de análise e observação de processo e melhores práticas.

Objetivo do Benchmarking:

Melhorar o trabalho

Reformular as estratégias existentes

Reduzir custos e orçamentos

Realizar novos empreendimentos.

A Avon , Kodak, Motorola , IBM e Xerox são exemplos de empresas que utilizam o benchmarking.

Muitas dúvidas podem aparecer no início de um projeto de implantação um novo sistema ERP, por exemplo. Dúvidas como: Será que sistema pode ser customizado de acordo com as necessidades da minha empresa? Quais são as limitações do sistema? Como é o visual do sistema? Quais são as opções de relatórios? Que tipo de relatório pode ser customizado para minha empresa? O que fazer nessas horas? BENCHMARKING.

O guia PMBOK quinta edição apresenta o benchmarking como ferramenta e técnica que pode ser utilizada nos processos 5.2 – Coletar os requisitos e 8.1 – Planejar o gerenciamento da qualidade, além de ser considerado fator ambiental da empresa.

Nos próximos post, iremos falar um pouco sobre os tipos de benchmarking, quais são os processos para se realizar um benchmarking, exemplos de benchmarking, dentre outros.

Não percam!