Qual a diferença entre Premissa, Risco e Restrição?

Quando o assunto é premissas, riscos e restrições há bastante confusão entre os conceitos na fase de iniciação ao criar os primeiros documentos dos projetos, principalmente no Termo de Abertura, pois nem sempre é fácil discernir os três elementos em um projeto. As premissas são cruciais para propiciar a execução do projeto. As restrições consolidam os limites para execução do projeto e os riscos nos antecipam os eventos que podem afetar o andamento do projeto. 

As premissas são verdades assumidas pelo gerente do projeto na fase de iniciação, sendo afirmações sem provas ou demonstrações. É relevante identificar o maior número possível de premissas e documentá-las, pois estão associadas ao escopo do projeto e devem ser claras e precisas, sendo validadas pela equipe do projeto e o patrocinador. Toda premissa têm um risco associado, pois em algumas situações ou fatores incertos tomamos a decisão de assumir a incerteza como algo verdadeiro, podendo estar errado e impactar o projeto. 

Para toda premissa que assumimos, devemos identificar o risco associado e gerenciá-lo dentro do plano de gerenciamento dos riscos.

Riscos são incertezas ou eventos que podem acontecer ao longo do projeto, causando um impacto negativo ou positivo. Para gerenciar os riscos é necessário identificar a probabilidade de ocorrer e o seu impacto no projeto, para que o gerente possa traçar ações para reduzir, transferir, aceitar ou mitigar os impactos.

As restrições são limitações internas ou externas, as quais podem afetar o desempenho de um projeto. As restrições definem um paradigma que o projeto deve respeitar, tanto no escopo do projeto, quanto no escopo do produto do projeto. Como exemplo, podemos citar a legislação, procedimentos operacionais, clausulas contratuais e requisitos obrigatórios. 

Para deixar os conceitos acima mais claros, vamos aos exemplos:

Em suma, premissas, riscos e restrições são fatores que contribuem para o sucesso ou fracasso de um projeto. Esses fatores devem ser identificados na fase de iniciação e auxiliam na definição do escopo dos projetos.

O que é um PMO?

PMO é uma sigla que vem do inglês “Project Management Office”, a qual significa Escritório de Projetos (EP) ou Escritório de Gerenciamento de Projetos, o qual é um departamento ou uma entidade dentro de uma organização com a missão de assegurar que a metodologia estabelecida para o gerenciamento de projetos está sendo utilizada e seguida.

O Escritório de Projetos auxilia no planejamento, organização, controle e finalização de todas as atividades de projetos de uma organização. Atua como facilitador, apoiando o gerente de projeto nas tomadas de decisões, planejamento, ferramentas, metodologias, dentre outras.

A principal responsabilidade do PMO é dar suporte e realizar tarefas especializadas para gerentes de projetos de diversas maneiras. Abaixo, mais algumas responsabilidades do PMO, porém não se limitam a essas:

Apoio especializado

Definir e padronizar uma metodologia

Oferecer ferramentas para o gerenciamento de projetos

Estabelecer indicadores de desempenho

Monitorar o Portfólio de projetos

Treinamentos, orientação  e mentoria

Priorização dos projetos

Auxilio  na tomada de decisão

Dissemina o conhecimento sobre gestão na organização

Zela pelo seguimento dos padrões da empresa

Informa status report dos projetos ao alta gerência

Audita os projetos

Gerenciar interfaces com os cliente

Aloca recursos entre os projetos

Identifica, seleciona e prioriza os projetos

Implementa base de conhecimento histórico ( Lições apreendidas, controle integrado de mudanças, riscos)

Gerenciar acervos de documentação dos projetos

Participação do planejamento estratégico

As funções do PMO variam de acordo com o nível de maturidade em gerenciamento de projetos, controle e influência que têm dentro da organização. O grau de maturidade de um Escritório de Projeto é representado pelo quanto ele consegue gerar valor para a organização e seus clientes.

Em outros posts, iremos abordar quais são os tipos de PMO existentes, por que minha empresa precisa ter um PMO? e como implantar um PMO.

Não percam!

Templates em Gerenciamento de Projetos

No início da carreira em gerenciamento de projetos, provavelmente muito de vocês se depararam com a seguinte pergunta: Como é o formato dos documentos? Como eu faço o documento abc? Essas perguntas são feitas devido ao PMI não definir um layout padrão de relatório. O PMI apenas explica qual é o conteúdo que deve conter em cada documento, levando em consideração que cada projeto é único e não há uma receita de bolo para documentação dos projetos. Os relatórios podem ser adaptados de acordo com cada empresa, da mesma forma que as empresas não precisam utilizar toda a documentação sugerida em todos os seus projetos.

Para aqueles que sentem faltam de layouts de relatórios/templates iremos fornecer em nosso site modelos gratuitos de documentos para serem usados durante o ciclo de vida dos projetos em diversas áreas de conhecimento (escopo, tempo, custos, recursos humanos, riscos e aquisições, aquisições, partes interessadas, integração e qualidade). Além disso, iremos incluir outros templates úteis no gerenciamento de projetos que não são mencionados no Guia PMBOK.

Os documentos disponibilizados no nosso site são para fins educativos e profissionais individuais, não podendo ser comercializado.

Ressaltamos que a gestão de projetos não é apenas seguir um procedimento de preenchimento de formulários, e sim da utilização dos templates para auxiliar no planejamento e organização do projeto. É necessário um conhecimento prévio sobre a metodologia de gerenciamento de projetos para melhor utilizar o material proposto.

Sugerimos que aproveitem a visita ao site para explorar os diversos conteúdos a serem postados. 

Acreditamos que irão gostar!!!

O que é Gerenciamento de Projetos?

Caros leitores,

Sejam bem vindos ao site “PMO em Foco”!!!
Temos como objetivo a disseminação de informações sobre o mundo de projetos. Tais como notícias, dicas sobre gerenciamento de projetos, templates e vários outros conteúdos voltado a projetos. E para começar, escrevemos está matéria sobre “Gerenciamento de Projetos", como se aplica o gerenciamento em um projeto e qual sua importância?

Primeiramente, o que é um projeto? Um projeto é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado único.

Um projeto é temporário no sentido de que tem início e fim definidos no tempo, e, por isso, um escopo e recursos definidos. Um projeto é único no sentido de que não se trata de uma operação de rotina, mas sim, um conjunto específico de operações destinadas a atingir um objetivo ou resultado único. Assim, uma equipe de projeto pode incluir pessoas que não trabalhem na mesma empresa ou setor, podendo ser de diferentes organizações, ou até mesmo de diferentes regiões geográficas.

Exemplos de projetos:

Posso citar aqui exemplos de projetos, como a construção de uma casa, desenvolvimento de um software, construção de uma ponte, a reconstrução de uma cidade depois de um desastre natural, todos são exemplos de projetos.

O que não seria um projeto?

A limpeza de uma casa, manutenção de um software, manutenção de uma ponte, serviços administrativos de uma cidade. Esses e muito outros que poderia citar aqui, são exemplos de atividades rotineiras, que não são projetos.

E como lidamos com projetos? 

Todos os projetos devem ser gerenciados de forma especializada para apresentarem os resultados, aprendizados e integrações necessárias para as organizações dentro do prazo e do orçamento previstos.

O Gerenciamento de Projetos, portanto, é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de uma competência estratégica para organizações, permitindo com que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio, e assim, melhor competir em seus mercados.

Para gerenciar projetos utilizando as melhores práticas, o PMI criou um guia reunindo todas as melhores praticas utilizada pelas empresas em todo o mundo.

O guia se chama “PMBOK”, e hoje se encontra na sua 5ª versão. Caso queira saber mais sobre o PMBOK, acesse o link abaixo, que é do próprio site do PMI.

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®)

De forma geral, o PMBOK se resume em 5 grupos de processos e em 10 áreas de conhecimento:

Os 5 grupos de processos do gerenciamento de projetos são:

• Início

• Planejamento

• Execução

• Monitoramento e Controle

• Encerramento

O conhecimento em gerenciamento de projetos é composto em 10 áreas:

• Gerenciamento da Integração

• Gerenciamento de Escopo

• Gerenciamento de Tempo

• Gerenciamento de Custos

• Gerenciamento de Qualidade

• Gerenciamento de Recursos Humanos

• Gerenciamento das Comunicações

• Gerenciamento de Risco

• Gerenciamento das Aquisições.

• Gerenciamento das Partes Interessadas

Em outras postagens, detalharemos os grupos de processos e as áreas de conhecimento.

Qual a importância do Gerenciamento de projetos?

A gestão correta dos projetos traz benefícios para a organização podendo ser utilizada em resoluções de problemas no qual defini precisamente as tomadas de decisões e ainda identificando efeitos e causas. Contudo, possibilita à organização desenvolver uma visão do futuro estabelecendo estratégias e como resultado motivando e inspirando os esforços da equipe, não podemos esquecer de citar que os desafios tornam maiores e posteriormente traz aquele gostinho de vitória.

Conclui-se que, gerenciar de forma adequada os projetos dentro da empresa, traz benefícios financeiros e de crescimento em pouco prazo e principalmente na questão de sobrevivência da organização no mercado competitivo, trazendo um diferencial na forma de gerenciá-la.

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