PMI-SP realiza Seminário sobre PMO

Estivemos presentes no seminário sobre PMO realizado pelo PMI-SP no dia 18 de Julho e falaremos nesse post sobre os assuntos que foram abordados no seminário, tais como, modelos de PMO, como lidar com as dificuldades, desafios e as técnicas de implantação de um PMO e como evitar a  mortalidade. 

O Seminário começou com a palestra do 7° PMP do Brasil, "Farhad Abdollahyan" que falou sobre como implantar um novo PMO ou reenergizar um PMO existente. Farhad apresentou o método britânico P3O® (Escritórios de Portfólio, Programa e Projeto), alinhado ao PRINCE2, MSP® e ao M_o_R® do Cabinet Office. Este modelo combina um conjunto de princípios, processos e técnicas que facilitam o gerenciamento efetivo de portfólio, programa e projeto por meio de estruturas de apoio, capacitação e desafio.

Critérios para escolha do modelo P30

• É necessário saber quantos projetos e programas pode controlar e monitorar
• Atuar na governança através do suporte e auditoria
• Necessidade da gestão através da falta de planejamento, entrega e qualidades.

O que leva ao fracasso do PMO.

• Percepção de P30 com overhead
• Reinventar a roda e outsourcing
• Dispersa e não integrado.

Justificativa de se ter um P30

• Definir claramente qual o problema.
• Identificar os stakeholders.
• Quais indicadores são necessários.
• Contribuição aos benefícios estratégicos.

De acordo com Farhad, antes de implantar um P30, deve ser feito um diagnóstico sobre o real problema e necessidades.

Tendência para os próximos anos. O PMO trabalhar mais próximo dos stakeholders.

Em seguida, teve a apresentação da "Heloiza Magrin", que falou sobre o que leva ao fracasso na implantação de PMO's. Foi ressaltado que a causa raiz do fracasso de um PMO é a falta de ser ter foco no cliente. O PMO precisa estar baseado em conceitos, processos e ferramentas, mas acima de tudo, precisa ter foco no Cliente, afirma Heloiza. Ela também apresentou metodologias atuais como Design Thinking, Lean e Canvas Models que auxiliam na implantação de um PMO sustentável.

O seminário, também contou com a presença do "Luiz Del Col abordará", autor do livro "PMO peso pesado". Luiz comentou sobre a importância de se ter uma equipe no PMO que seja apaixonada por cobrar e controlar. Ele explica que para o PMO chegar ao sucesso, precisa ter: cobrança e controle, remoção do "TBD", suporte ao GP, interpretação do status, remoção de tapetes, priorização, time to market e escalation, além da paixão da equipe em atuar no PMO.

Se você não é apaixonado por cobrar e controlar, então você pode ser tudo, menos um PMO.

Luiz explanou sobre Kit que cada PMO deve ter para conseguir exercer bem o seu papel. Dentre os itens do Kit estão relacionados: templates, WBS, Lista de contatos, Matriz de papeis e responsabilidades, Follow ups, Caminho crítico, Status Report, Atas de reuniões, Cronograma, Curva S, Marcos do cronograma, Dashboard, gestão à vista e ferramentas de trabalho.

O seminário também contou com apresentações de três cases de sucessos em organizações públicas, bancárias e multinacionais. Foram ilustrados modelos de status report, reuniões de comitês e suas periodicidades, processo de seleção e priorização dos projetos, tamanho da equipe do PMO, quantidade de projetos das carteiras, pontos chaves para o sucesso na implantação e os desafios enfrentados.

Com ótima qualidade e excelente conteúdo, o seminário possibilitará implantação de PMOs sólidos, sustentáveis e que não atingirão a taxa de mortalidade de dois anos e meio. O seminário contribuiu também para um momento de reflexão sobre os PMOs existentes nas organizações. O PMO está exercendo bem o seu papel? O PMO ainda está agregando valor à organização? Já está na hora de reinventar o PMO? 

Utilize as dicas apresentadas no seminário e tenha sucesso no seu PMO.

By PMO em Foco.

Quatro reuniões que não podem ficar fora do seu projeto

O gerente de projeto despende cerca de 90% do seu tempo com a comunicação seja ela formal através de e-mail e atas de reunião ou informal em um cafezinho no meio da tarde ou uma simples orientação de como executar determinada tarefas. E como utilizar bem o tempo em reuniões? Neste post falaremos sobre as principais reuniões de um projeto e qual é o objetivo de cada uma.

As reuniões de projetos estão vinculadas ao ciclo de vida do projeto e ocorrem em momentos específicos de cada ciclo. Podemos citar as reuniões abaixo, como as mais importantes.

1. Reunião de Brainstorming (Brainstorming meeting)

As reuniões de brainstorming ajudam você a entender melhor os fatores internos e externos que podem afetar o seu projeto. Nesta reunião você pode obter as informações necessárias para elaboração do Termo de Abertura a ser aprovado pelo patrocinador.

2. Reunião de Partida (kickoff meeting)

O objetivo da reunião kickoff é apresentar os objetivos do projeto para equipe, apresentar os principais envolvidos no projeto, estimular o engajamento da equipe e conhecer as expectativas. Esta reunião é realizada após a aprovação do Termo de Abertura.

3. Reunião de acompanhamento (follow-up meeting)

As reuniões de acompanhamento são realizadas para verificar o andamento do projeto. Podemos ter vários tipos de reunião de acompanhamento, tais como:
- Reunião de acompanhamento com a equipe;
- Reunião de acompanhamento com a gerência;
- Reunião de acompanhamento com cliente.
- Reunião de Status report

4. Reunião de Encerramento ou de Entrega do projeto (end up meeting)

A reunião de encerramento ou entrega pode ser realizada em duas partes. A primeira reunião o gerente de projeto faz com a equipe do projeto com o intuito de revisar o documento de lições apreendidas, eleger as lições mais relevantes e finalizar toda documentação de projeto. A segunda parte é realizada com o gerente de projetos e o patrocinador, onde são revisadas as entregas e a formalização do encerramento do projeto.

As reuniões de projetos ajudam você planejar melhor o projeto, monitorar o progresso e resolver problemas e questões rapidamente. Nos próximos posts, daremos algumas dicas de como realizar reuniões com sucesso e efetividade.