Gold Plating em Projetos

Gold Plating é um termo bem conhecido para os profissionais da área de gerenciamento de projetos. Gold Plating vem do inglês e significa banhar a ouro ou trabalho supérfluo. O gerente ou equipe do projeto adiciona ao escopo do projeto novas funcionalidades ou entregas que não foram solicitadas pelo cliente visando ajudar ou impressionar o cliente, agindo como “adivinhos”.

O intuito de agradar o cliente pode ser bom, porém, é um erro gravíssimo cometer esse tipo de ação, pois além de fazer com que o projeto tenha um esforço adicional e um possível custo superior ao planejado, a qualidade pode ser comprometida.

O PMI (Project Management Institute) abomina essa prática e ressalta no PMBOK, na área de conhecimento do Escopo que o gerenciamento do escopo “inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para terminar o projeto com sucesso”. O controle e entendimento dessa disciplina é fundamental para que o trabalho supérfluo seja evitado.

Há diversas consequências do uso dessa prática, tais como desperdício de tempo pela perda de foco dos executores, risco de tornar-se um ponto adicional de falhas no sistema, insatisfação do cliente, aumento de custos e atrasos significativos no projeto.

Abaixo um vídeo que ilustra a insatisfação do cliente.

Dicas para se evitar o Gold plating pela equipe do projeto:

• Mostre à sua equipe o conceito do gold plating e suas possíveis consequências.

• Exponha o caminho correto para realizar as mudanças.

• Assegure-se de que as equipes saibam qual o objetivo do projeto e que haja consenso sobre o produto final.

• Evite projetos com escopo genérico e passível de má interpretação.

Evite o Gold plating e assegure a qualidade das entregas em seu projeto!

Benchmarking: comparar para crescer

A competitividade mundial cresceu acentuadamente nos últimos anos, forçando as empresas a terem um contínuo aprimoramento de seus processos e resultados, almejando ofertar produtos e serviços de alta qualidade com baixo custo e atingir uma posição de liderança no mercado. Diante desta necessidade de maximização da performance empresarial, surgiu o benchmarking, que  é uma das mais antigas ferramentas de gestão que ganhou forças nos EUA.

Benchmarking é uma técnica que consiste em observar processos de uma organização corrente ou não, classificadas como líderes nas práticas e processos em que se deseja melhorar, com o intuito de trocar experiências para a melhoria dos processos de trabalho. Como dizem muitos especialistas, “Fazer benchmarking é comparar para crescer”.

Vale ressaltar que a utilização dessa prática não é copiar o que a concorrência ou outra empresa está fazendo, mas sim aprender por meio de observação e comparação das melhores práticas. Além disso, precisamos lembrar que benchmarking não é uma ação isolada ou um livro de receita ou instruções. Benchmarking é um processo continuo e estruturado de aprendizagem através de análise e observação de processo e melhores práticas.

Objetivo do Benchmarking:

Melhorar o trabalho

Reformular as estratégias existentes

Reduzir custos e orçamentos

Realizar novos empreendimentos.

A Avon , Kodak, Motorola , IBM e Xerox são exemplos de empresas que utilizam o benchmarking.

Muitas dúvidas podem aparecer no início de um projeto de implantação um novo sistema ERP, por exemplo. Dúvidas como: Será que sistema pode ser customizado de acordo com as necessidades da minha empresa? Quais são as limitações do sistema? Como é o visual do sistema? Quais são as opções de relatórios? Que tipo de relatório pode ser customizado para minha empresa? O que fazer nessas horas? BENCHMARKING.

O guia PMBOK quinta edição apresenta o benchmarking como ferramenta e técnica que pode ser utilizada nos processos 5.2 – Coletar os requisitos e 8.1 – Planejar o gerenciamento da qualidade, além de ser considerado fator ambiental da empresa.

Nos próximos post, iremos falar um pouco sobre os tipos de benchmarking, quais são os processos para se realizar um benchmarking, exemplos de benchmarking, dentre outros.

Não percam!

Termos utilizados na criação de uma EAP

Para facilitar desenvolvimento de uma EAP, iremos abordar algumas definições de termos utilizados no gerenciamento de projetos durante o processo de criação da EAP.

Atividade
É um componente de trabalho realizado durante o andamento de um projeto.

Entrega
Qualquer produto, resultado  ou capacidade para realizar um serviço exclusivo e verificável que deve ser produzido para terminar um processo, fase ou um projeto. Também, pode se referir a uma entrega externa, sujeita à aprovação do patrocinador ou do cliente do projeto.

Decomposição
É uma técnica de planejamento que subdivide o escopo do projeto e as entregas do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis, até que o trabalho do projeto associado à realização do escopo do projeto e ao fornecimento das entregas seja definido em detalhes suficientes para dar suporte à execução, monitoramento e controle do trabalho.

Dicionário EAP
Um documento que descreve cada componente da EAP, incluindo uma breve definição do escopo, entregas definidas, atividades associadas, recursos necessários, e outros requisitos.

Pacotes de trabalho
Uma entrega ou componente do trabalho do projeto no nível mais baixo de cada ramo da EAP. O pacote de trabalho inclui as atividades e os marcos do cronograma necessários para terminar a entrega do pacote de trabalho ou o componente do trabalho do projeto.

Subprojeto
Uma parte menor do projeto total, criada quando o projeto é subdividido em componentes ou partes mais facilmente gerenciáveis. Os subprojetos são geralmente representados na EAP. O subprojeto pode ser chamado de projeto, gerenciado como um projeto e adquirido de um fornecedor.

Fases do projeto
Um conjunto de atividades do projeto, relacionadas de forma lógica, que geralmente culminam com o termino de uma entrega importante. Na maioria dos casos, as fases do projeto são terminadas sequencialmente, mas podem se sobrepor em algumas situações do projeto. Uma fase do projeto é um componente do ciclo de vida do projeto. Uma fase do projeto não é um grupo de processos de gerenciamento de projetos.

Os termos cima são comumente utilizados no gerenciamento de projetos e estão definidos no glossário do PMBOK 5° edição.



FONTE: PMI. Project Body of Knowledge (PMBOK Guide). 5° Edição Pennsylvania. Ed. PMI Book Service, 2013.

O que é uma EAP?

Em gerenciamento de projetos, uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto) ou no inglês WBS (Work Breakdown structure) é uma ferramenta visual que auxilia na definição do escopo, desmembrando as fases do projeto em partes manejáveis, permitindo ao Gerente do Projeto e as partes interessadas terem uma visão organizada, estruturada e clara de todas as entregas do Projeto.

O principal objetivo da EAP é incluir todo o trabalho necessário para entregar o projeto e também assegurar que no projeto não tenha trabalho desnecessário. 

Mas, em que situação a EAP é utilizada no gerenciamento do projeto?

A EAP é utilizada para:

• Definir o escopo do projeto;

• Facilita a comunicação entre o gerente de projeto e as partes interessadas;

• Entradas em outros processos do gerenciamento do projeto e entregas;

• Facilitar a identificação das fases do projeto;

• Facilitar a estimativa de esforço, duração e custo do projeto.

Ao criar uma EAP considere as dicas para uma boa elaboração da EAP:

Decomposição

Não utilize verbos, ou seja, não decomponha a EAP no nível de detalhe das atividades.

Decomponha as entregas até um nível de detalhe do pacote de trabalho, o qual permite o planejamento e controle do trabalho necessário para a sua entrega.

A EAP deve conter 100% do trabalho definido pelo escopo.

Planeje as entregas e não as ações.  

Tenha cuidado para não decompor demais os níveis da EAP e criar um esforço de planejamento e controle muito grande.

Todas as entregas devem estar na EAP de forma clara para todas as partes interessadas. As entregas podem ser: Relatórios, reuniões, produto, dentre outros.

Cada pacote de trabalho deve representar um produto tangível e verificável.

Visualização

Utilize um esquema de codificação para cada elemento que identifique a hierarquia.

Cria a EAP juntamente com as pessoas que executaram o projeto.

A EAP é uma ferramenta fundamental no projeto, pois facilita a definição e visualização dos pacotes de trabalhos a serem entregues em um projeto, além de auxiliar o Gerente de Projetos a mostrar todo o conteúdo do projeto de forma clara e estruturada para a equipe do projeto e todas as partes interessadas.