O que é Análise SWOT e Análise TOWS?

Cada vez mais as organizações precisam estar preparadas para enfrentar as concorrências de mercado. As empresas que não tiverem um diferencial em suas estratégias, não sobreviverão. Decidir qual estratégia sua empresa vai seguir é uma das tarefas mais difíceis e uma grande ferramenta que auxilia nessa análise é a matriz SWOT.

 A sigla SWOT representa as palavras: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities
(Oportunidades) e Threats (Ameaças) que consiste em uma metodologia muito utilizada para planejamento estratégico nas empresas. 

A análise SWOT consiste em recolher dados importantes que caracterizam o ambiente interno (forças e fraquezas) e externo (oportunidades e ameaças) da empresa. Devido à sua simplicidade, pode ser utilizada para qualquer tipo de análise de cenário, desde a criação de um blog à gestão de uma multinacional. 

Matriz SWOT

Strengths (forças) - vantagens internas da empresa em relação às concorrentes. 

Ex.: qualidade do produto oferecido, bom serviço prestado ao cliente, solidez financeira, etc.

Weaknesses (fraquezas) - desvantagens internas da empresa em relação às concorrentes. 

Ex.: altos custos de produção, má imagem, instalações desadequadas, marca fraca, etc.

Opportunities (oportunidades) – aspectos externos positivos que podem potenciar a vantagem competitiva da empresa. 

Ex.: mudanças nos gostos dos clientes, falência de empresa concorrente, etc.

Threats (ameaças) - aspectos externos negativos que podem por em risco a vantagem competitiva da empresa. 

Ex.: novos competidores, perda de trabalhadores fundamentais, etc.

Análise TOWS

A análise TOWS consiste em cruzar as informações dos quatro quadrantes, de forma a obter uma moldura que permita delinear estratégias importantes para o futuro da empresa.

Para a análise TOWS é preciso primeiro fazer uma análise clara do ambiente, ou seja, pesquisar profundamente as forças e fraquezas e saber identificar as oportunidades e ameaças. Para cada cruzamento é importante saber criar objetivos/estratégias:


Exemplo do cruzamento feito pela análise TOWS:

• Pontos fortes vs Oportunidades: estratégia ofensiva / desenvolvimento das vantagens competitivas.
• Pontos fortes vs Ameaças: estratégia de confronto para modificação do ambiente a favor da empresa.
• Pontos fracos vs Oportunidades: estratégia de reforço para poder aproveitar melhor as oportunidades.
• Pontos fracos vs Ameaças: estratégia defensiva com possíveis modificações profundas para proteger a empresa.

A análise SWOT e análise TOWS envolvem os mesmos passos básicos e podem gerar resultados semelhantes. O que difere uma análise da outra é que a análise SWOT identifica os pontos fortes, fracos, ameaças e oportunidades, já a análise TOWS além de identificar estes cenários citados, ainda faz a análise de como os pontos negativos podem se transformar em pontos positivos.

Segue link para download do template da Análise SWOT.

Gerenciamento das Partes Interessadas

Hoje falaremos sobre a 10ª área de conhecimento do PMBOK! Gerenciamento das Partes interessadas!!

Atualmente o PMBOK encontra-se na 5ª edição e uma das novidades dessa última edição, foi a criação da área de conhecimento “Gerenciamento das Partes Interessadas”, poucas técnicas e ferramentas foram introduzidas nesta área, a maior parte foi trazida da área de comunicações.

Foram criados os seguintes processos:

13.1 Identificar as partes interessadas (Movido da área de comunicação)

13.2   Planejar o gerenciamento das partes interessadas (Novo)

13.3   Gerenciar o envolvimento das partes interessadas (Novo)

13.4  Controlar o envolvimento das partes interessadas (Movido da área de comunicação)

Mas, quais são as partes interessadas em um projeto?

As partes interessadas são as pessoas ou organizações, pois cada projeto tem diferentes grupos de stakeholders. Em uma organização, as partes interessadas são o conselho de administração, gestão de empresas, funcionários, acionistas, fornecedores, clientes e os municípios em que a empresa atua, onde estão ativamente envolvidas no projeto ou há algum interesse afetando positivamente ou negativamente a execução do projeto. A equipe de gerenciamento do projeto precisa identificar cada parte interessada, para determinar os requisitos e as expectativas em relação ao projeto de todas as partes envolvidas. As partes interessadas podem mudar ao longo do ciclo de vida do projeto, mas para que isso não aconteça, é de responsabilidade do gerente de projeto avaliar as contribuições desde estudo dos grupos até o patrocínio por completo do projeto.

O primeiro passo para identificar as partes interessadas é identificar todos os possíveis interessados no projeto. Se isto não for feito completamente, existe um grande risco de atrasos no projeto e, potencialmente, de aumento nas despesas ou até mesmo o cancelamento. Sempre deve ser considerado as consequências sociais do projeto em relação à diferentes pontos de vista dos conceitos de justiça, equidade e direitos sociais. Estes são aspectos amplamente influentes de um projeto e podem estar em oposição direta aos interessados financeiros e funcionais que esperam tirar proveito do projeto.

Abaixo uma figura que ilustra todas as partes interessadas em um projeto;

  

Template

Para auxiliá-los na identificação das partes interessadas de seus projetos, estamos disponibilizando para download um template para registro e análise das partes interessadas.

Download

Esperamos que tenham gostado da matéria e não deixem de comentar!

A ferramenta 5W2H é útil?

A ferramenta 5W2H surgiu nos EUA, durante a busca pela Qualidade Total. Esta ferramenta ainda é bastante usada na área da Qualidade Total e no Gerenciamento de Projetos através de check list que permite ter uma tarefa ou várias definidas de forma clara e mais precisa possível. O 5W2H é uma metodologia para a criação de planos de ação. É uma ferramenta que tem como objetivo afastar ruídos na comunicação e fazer com que as tarefas sejam executadas com melhor qualidade e controle.

A terminologia 5W2H tem origem nos termos da língua inglesa WHAT, WHO, WHY, WHERE, WHEN, HOW, HOW MUCH, a qual consiste em fazer perguntas simples para obter as informações necessárias que servirão de apoio ao planejamento.  Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:

1 - What – O que será feito (etapas)

2 - Why – Por que será feito (justificativa)

3 - Where – Onde será feito (local)

4 - When – Quando será feito (tempo)

5 - Who – Por quem será feito (responsabilidade)

6 - How – Como será feito (método)

7 - How much – Quanto custará para ser feito (custo)

A ferramenta 5W2H é uma das mais fáceis de ser usada e traz vários benefícios para os gestores no desenvolvimento de suas atividades juntos aos colaboradores. Você consegue imaginar o uso do 5W2H na sua rotina de trabalho ou em um projeto?

Você pode utilizar o 5W2H para mapear todas as atividades de seu departamento e estabelecer quais as atividades que serão feitas, quem fará o quê, em qual período de tempo (qual é a data de entrega), por quais motivos a atividade deve ser feita, qual será o custo da atividade, dentre outros.

No mundo globalizado, as empresas precisam melhorar continuamente seu desempenho, criar um bom planejamento, monitorá-lo e colher dele informações que agilizem a tomada de decisões. Através do uso desta ferramenta a organização irá eliminar por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou atividade de rotina ou projeto. Afinal, um erro na comunicação pode causar diversos prejuízos às empresas, incluindo baixo desempenho dos colaboradores.

Alguns benefícios da utilização do 5W2H:

• Maior agilidade no planejamento
• Controle maior das atividades isoladas e do plano de ação
• Aumento da produtividade
• Acesso rápido, fácil e seguro às ocorrências e às informações.
• Redução na circulação de documentos e necessidade de impressão das atividades
• Rapidez na divulgação das informações
• Compartilhamento das atividades a serem executadas
• Aumento na eficiência de processos
• Melhoria da qualidade do serviço/produto final.
• Tomadas de decisões mais ágeis.
• Visão geral da alocação de recursos
• Dentre outros.

Clique aqui e faça o download de um dos modelos sugeridos e comece já a utilizar a ferramenta 5W2H  veja os seus benefícios.

Ou se vocês já trabalham com ela, deixe um comentário e compartilhe sua opinião com nossos leitores!

 

Templates em Gerenciamento de Projetos

No início da carreira em gerenciamento de projetos, provavelmente muito de vocês se depararam com a seguinte pergunta: Como é o formato dos documentos? Como eu faço o documento abc? Essas perguntas são feitas devido ao PMI não definir um layout padrão de relatório. O PMI apenas explica qual é o conteúdo que deve conter em cada documento, levando em consideração que cada projeto é único e não há uma receita de bolo para documentação dos projetos. Os relatórios podem ser adaptados de acordo com cada empresa, da mesma forma que as empresas não precisam utilizar toda a documentação sugerida em todos os seus projetos.

Para aqueles que sentem faltam de layouts de relatórios/templates iremos fornecer em nosso site modelos gratuitos de documentos para serem usados durante o ciclo de vida dos projetos em diversas áreas de conhecimento (escopo, tempo, custos, recursos humanos, riscos e aquisições, aquisições, partes interessadas, integração e qualidade). Além disso, iremos incluir outros templates úteis no gerenciamento de projetos que não são mencionados no Guia PMBOK.

Os documentos disponibilizados no nosso site são para fins educativos e profissionais individuais, não podendo ser comercializado.

Ressaltamos que a gestão de projetos não é apenas seguir um procedimento de preenchimento de formulários, e sim da utilização dos templates para auxiliar no planejamento e organização do projeto. É necessário um conhecimento prévio sobre a metodologia de gerenciamento de projetos para melhor utilizar o material proposto.

Sugerimos que aproveitem a visita ao site para explorar os diversos conteúdos a serem postados. 

Acreditamos que irão gostar!!!