Normas ABNT para Gerenciamento de projetos ( ISO 21500 e ISO 10006)

Neste post falaremos sobre normatização ISO em projetos. Mas o que é ISO?  A International Organization for Standardization, ou Organização Internacional para Padronização, deveria ter a sigla IOS e não ISO. Para evitar que cada país de língua diferente tivesse uma sigla, os fundadores deixaram como padrão a sigla ISO. Esta foi a sigla escolhida porque em grego isos significa "igual", o que se enquadra com o propósito da organização em questão.

O objetivo principal da ISO é estimular a normatização técnica de empresas e produtos visando manter a qualidade. No Brasil, a ISO é representada pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas). As normas ISO's mais conhecidas são a ISO 9000, ISO 9001, ISO 14000 e ISO 14064. A ISO 21500 e 10006 que vem ganhando espaço aqui no Brasil.

Conhecendo as normas ISO 21500 e ISO 10006 para gerenciamento de projetos

ISO 21500 – Guidance on Project Management 

Padrão ISO para Gerenciamento de Projetos

A ISO 21500 foi lançada em Outubro de 2007 em 23 países e em 2012 foi lançada no Brasil pela ABNT com o intuito de fornece orientações para a gestão do projeto, descrevendo os processos considerados boas práticas, podendo ser utilizada por qualquer tipo de organização, incluindo organizações públicas, privadas ou terceiro setor, para qualquer tipo de projeto, independentemente da complexidade, tamanho ou duração.

A ISO 21500, de modo geral, mantém a abordagem original do Guia PMBOK® (Guide to the Project Management Body of Knowledge), descrevendo 40 processos agrupados em cinco grupos de processos (Iniciação, Planejamento, Execução, Controle, Encerramento), correspondentes a 10 áreas de conhecimento (Integração, Partes Interessadas, Escopo, Recursos, Tempo, Custo, Risco, Qualidade, Aquisições, Comunicações).

O padrão PMI é bem reconhecido mundialmente e valorizado pela sua qualidade. Uma das preocupações da equipe de revisão do Guia PMBOK® 5ª edição foi garantir alinhamento com a norma ISO 21500. Portanto o 3° capitulo do PMBOK sobre o padrão de Gerenciamento de Projetos está relacionado com a norma.

ISO 10006 – Guidance to quality in Project Management 

Padrão ISO para qualidade em Gerenciamento de Projetos

A norma ISO 10006 fornece orientações sobre a qualidade no gerenciamento de projetos, as quais podem ser aplicadas em qualquer tipo de projeto, seja ele pequeno ou grande, simples ou complexo. A norma assegura que a organização está aplicando as boas práticas e asseguram a qualidade do processo e do produto em projeto.

Os padrões internacionais para o gerenciamento de projetos são refletidos na ISO10006 e ISO21500, e são similares na natureza do PMBOK do Project Management Instituto. Ambos provem um conjunto de conhecimentos e boas práticas relacionados à gerência dos projetos. Sendo os padrões ISO são menos detalhados e focam na qualidade dos processos e do projeto.

Mas qual é o melhor guia para ser utilizado? Todos! As melhores práticas podem ser obtidas combinando a norma ISO21500, ISO10006 e o guia PMBOK, as quais assegurarão a qualidade e consequentemente o sucesso do projeto.

Benchmarking: comparar para crescer

A competitividade mundial cresceu acentuadamente nos últimos anos, forçando as empresas a terem um contínuo aprimoramento de seus processos e resultados, almejando ofertar produtos e serviços de alta qualidade com baixo custo e atingir uma posição de liderança no mercado. Diante desta necessidade de maximização da performance empresarial, surgiu o benchmarking, que  é uma das mais antigas ferramentas de gestão que ganhou forças nos EUA.

Benchmarking é uma técnica que consiste em observar processos de uma organização corrente ou não, classificadas como líderes nas práticas e processos em que se deseja melhorar, com o intuito de trocar experiências para a melhoria dos processos de trabalho. Como dizem muitos especialistas, “Fazer benchmarking é comparar para crescer”.

Vale ressaltar que a utilização dessa prática não é copiar o que a concorrência ou outra empresa está fazendo, mas sim aprender por meio de observação e comparação das melhores práticas. Além disso, precisamos lembrar que benchmarking não é uma ação isolada ou um livro de receita ou instruções. Benchmarking é um processo continuo e estruturado de aprendizagem através de análise e observação de processo e melhores práticas.

Objetivo do Benchmarking:

Melhorar o trabalho

Reformular as estratégias existentes

Reduzir custos e orçamentos

Realizar novos empreendimentos.

A Avon , Kodak, Motorola , IBM e Xerox são exemplos de empresas que utilizam o benchmarking.

Muitas dúvidas podem aparecer no início de um projeto de implantação um novo sistema ERP, por exemplo. Dúvidas como: Será que sistema pode ser customizado de acordo com as necessidades da minha empresa? Quais são as limitações do sistema? Como é o visual do sistema? Quais são as opções de relatórios? Que tipo de relatório pode ser customizado para minha empresa? O que fazer nessas horas? BENCHMARKING.

O guia PMBOK quinta edição apresenta o benchmarking como ferramenta e técnica que pode ser utilizada nos processos 5.2 – Coletar os requisitos e 8.1 – Planejar o gerenciamento da qualidade, além de ser considerado fator ambiental da empresa.

Nos próximos post, iremos falar um pouco sobre os tipos de benchmarking, quais são os processos para se realizar um benchmarking, exemplos de benchmarking, dentre outros.

Não percam!

A ferramenta 5W2H é útil?

A ferramenta 5W2H surgiu nos EUA, durante a busca pela Qualidade Total. Esta ferramenta ainda é bastante usada na área da Qualidade Total e no Gerenciamento de Projetos através de check list que permite ter uma tarefa ou várias definidas de forma clara e mais precisa possível. O 5W2H é uma metodologia para a criação de planos de ação. É uma ferramenta que tem como objetivo afastar ruídos na comunicação e fazer com que as tarefas sejam executadas com melhor qualidade e controle.

A terminologia 5W2H tem origem nos termos da língua inglesa WHAT, WHO, WHY, WHERE, WHEN, HOW, HOW MUCH, a qual consiste em fazer perguntas simples para obter as informações necessárias que servirão de apoio ao planejamento.  Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:

1 - What – O que será feito (etapas)

2 - Why – Por que será feito (justificativa)

3 - Where – Onde será feito (local)

4 - When – Quando será feito (tempo)

5 - Who – Por quem será feito (responsabilidade)

6 - How – Como será feito (método)

7 - How much – Quanto custará para ser feito (custo)

A ferramenta 5W2H é uma das mais fáceis de ser usada e traz vários benefícios para os gestores no desenvolvimento de suas atividades juntos aos colaboradores. Você consegue imaginar o uso do 5W2H na sua rotina de trabalho ou em um projeto?

Você pode utilizar o 5W2H para mapear todas as atividades de seu departamento e estabelecer quais as atividades que serão feitas, quem fará o quê, em qual período de tempo (qual é a data de entrega), por quais motivos a atividade deve ser feita, qual será o custo da atividade, dentre outros.

No mundo globalizado, as empresas precisam melhorar continuamente seu desempenho, criar um bom planejamento, monitorá-lo e colher dele informações que agilizem a tomada de decisões. Através do uso desta ferramenta a organização irá eliminar por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou atividade de rotina ou projeto. Afinal, um erro na comunicação pode causar diversos prejuízos às empresas, incluindo baixo desempenho dos colaboradores.

Alguns benefícios da utilização do 5W2H:

• Maior agilidade no planejamento
• Controle maior das atividades isoladas e do plano de ação
• Aumento da produtividade
• Acesso rápido, fácil e seguro às ocorrências e às informações.
• Redução na circulação de documentos e necessidade de impressão das atividades
• Rapidez na divulgação das informações
• Compartilhamento das atividades a serem executadas
• Aumento na eficiência de processos
• Melhoria da qualidade do serviço/produto final.
• Tomadas de decisões mais ágeis.
• Visão geral da alocação de recursos
• Dentre outros.

Clique aqui e faça o download de um dos modelos sugeridos e comece já a utilizar a ferramenta 5W2H  veja os seus benefícios.

Ou se vocês já trabalham com ela, deixe um comentário e compartilhe sua opinião com nossos leitores!