Lições aprendidas: Qual a sua importância?

Centenas de projetos são gerenciados nas organizações no mundo inteiro. E no andamento dos projetos é comum aparecer situações que demandem providências imediatas. Muitas dessas decisões podem ser assertivas ou impactar o projeto, trazendo consigo a possibilidade de um grande aprendizado. Neste contexto, surge a necessidade do uso das boas práticas em gerenciamento de projetos através do documento de Lições Aprendidas.

Mas o que é um documento de lições aprendidas?

Este documento registra todo o conhecimento adquirido ao longo do projeto, mostrando os pontos positivos do projeto e o pontos que precisam ser melhorados em projetos futuros, fazendo parte da base de conhecimento da empresa, onde é inserida informações históricas e desempenho dos projetos anteriores.

Estudiosos afirmam que 80% de todo o conhecimento de uma organização está guardado na cabeça dos colaboradores no que se diz respeito ao conhecimento tácito (conhecimento adquirido através de experiência) e não estão registrados em nenhum lugar. Dos outros 20% restantes, apenas um quinto está arquivado de forma estruturada segundo a publicação de “CHOO, C. W. The knowing organization: how organizations use information to construct meaning, create knowledge, and make decisions. New York: Oxford University Press. 1998.”

Neste cenário, as empresa têm buscado estratégias relacionadas à Gestão do Conhecimento através das lições aprendidas. Mas muitos de vocês ainda devem estar se perguntando, eu preciso mesmo criar um documento de lições aprendidas? Ou quem vai utilizar este documento depois? 

Vamos para exemplos práticos:

• Você deixa seu carro na mesma vaga onde alguém bateu no seu carro?

• Você abasteceu em um posto com a Etanol de má qualidade e seu carro não quer ligar. Provavelmente você não voltará no mesmo posto para abastecer seu carro novamente, independente da escolha do combustível.

Esse conhecimento fica na nossa cabeça e acabamos não compartilhando com as pessoas.

Seria muito bom se você tivesse um arquivo de família, com a lista de postos de combustível de má qualidade. Em gerenciamento de projeto é a mesma coisa. Você não gostaria de iniciar um projeto sabendo de tudo o que aconteceu de certo e errado no projeto similar anterior ao seu?

Ao adotar o registro das lições aprendidas, o gerente está dando um passo importante para o crescimento da equipe e organização, criando uma importante ferramenta a qual auxiliará na melhoraria dos serviços prestados e na eficiência organizacional, podendo decidir qual é a melhor escolha a se tomar diante de imprevistos que acontecem nos projetos e podendo ser utilizado tanto no projeto atual quanto em projetos futuros, levando-se em conta as diferenças naturais entre eles. É a aplicação da melhoria contínua na prática!

O assunto Lições Aprendidas é muito extenso para um post, sendo assim dividiremos o assunto em partes. Nos próximos posts você entenderão um pouco sobre:

• Como e quando as lições aprendidas são criadas;

• Requisitos de um bom documento de lições aprendidas;

• Gerenciamento do banco de lições aprendidas;

• Como coletar as lições aprendidas;

• Modelo do documento lições aprendidas;

• Como é feita a comunicação das lições aprendidas;

• Dentre outros.

Deixem seus comentários , críticas e sugestões !

Até a próxima!

Fonte: http://zaphod.mindlab.umd.edu/docSeminar/pdfs/Choo1996.pdf

Benefícios das certificações do PMI

Hoje estaremos falando sobre um dos assuntos que sempre gera dúvidas para os iniciantes no mundo do gerenciamento de projetos. As certificações do PMI, qual o benefício de se obter uma, saiba hoje aqui nesse post.

O profissional que possui uma credencial em gerenciamento de projeto do PMI (Project Management Institute) é reconhecido mundialmente e assegura que possui conhecimentos e experiência para desempenhar a função, sendo um diferencial no mercado de trabalho.

O PMI é a organização mais reconhecida mundialmente no que se refere gerenciamento de projeto, sendo a primeira organização no mundo a ter um programa de certificação reconhecida pela International Organization for Standardization (ISO) 9001, atuando no desenvolvimento e avanço da ciência e aplicação das normas técnicas de gerenciamento de projetos.

O cenário contemporâneo tem mostrado que as organizações estão cada vez mais exigindo ações rápidas, consequentes e coerentes de seus executivos, evitando erros e falhas. Dentro deste contexto, surge no mercado o aumento da demanda das organizações por adquirir conhecimentos a respeito da disciplina de gerenciamento de projetos. Quando um profissional obtém uma certificação do PMI, ele se posiciona para as melhores oportunidades do mercado. A certificação é um diferencial no mercado de trabalho, sendo uma exigência em inúmeras empresas que fazem uso dos padrões do PMBOK. Pesquisas apontam que 81,4% dos gestores preferem contratar pessoas que dominam a gerência de projetos.

Quando você obtém uma credencial do PMI, você mostra a seus pares, supervisores e clientes o seu compromisso com a profissão, mostrando a sua disposição para investir no desenvolvimento profissional, melhorando suas habilidades e conhecimentos, além do prestigio de ter o reconhecimento mundial.

As credenciais do PMI podem levar a novas oportunidades de carreira e promoção. A certificação indica que o profissional tem demonstrado competência nos processos de gerenciamento de projetos ou no conhecimento e experiência nas áreas de especialidades da prática baseada em padrões mundiais, além de poder trabalhar com projetos em outros países. O questionário PMI® Salary Survey — Sixth Edition, 2009 revela que a certificação PMP® aumenta o seu salário em média 10% e é uma mais-valia¹ do ponto de vista das empresas.

Não perca tempo, leia a nossa matéria sobre as certificações do PMI e verifique qual certificação melhor se adéqua ao seu perfil profissional e inicie já os preparativos para sua certificação como profissional em gerenciamento de projeto.

Em breve postaremos uma matéria sobre as outras certificações existentes no mundo do gerenciamento de projetos, além das certificações do PMI.

Fontes: http://stlpmi.org/downloads/pmi_salarysurvey_7thed.pdf

¹Mais-valia é o termo famosamente empregado por Karl Marx à diferença entre o valor final da mercadoria produzida e a soma do valor dos meios de produção e do valor do trabalho, que seria a base do lucro no sistema capitalista

Termos utilizados na criação de uma EAP

Para facilitar desenvolvimento de uma EAP, iremos abordar algumas definições de termos utilizados no gerenciamento de projetos durante o processo de criação da EAP.

Atividade
É um componente de trabalho realizado durante o andamento de um projeto.

Entrega
Qualquer produto, resultado  ou capacidade para realizar um serviço exclusivo e verificável que deve ser produzido para terminar um processo, fase ou um projeto. Também, pode se referir a uma entrega externa, sujeita à aprovação do patrocinador ou do cliente do projeto.

Decomposição
É uma técnica de planejamento que subdivide o escopo do projeto e as entregas do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis, até que o trabalho do projeto associado à realização do escopo do projeto e ao fornecimento das entregas seja definido em detalhes suficientes para dar suporte à execução, monitoramento e controle do trabalho.

Dicionário EAP
Um documento que descreve cada componente da EAP, incluindo uma breve definição do escopo, entregas definidas, atividades associadas, recursos necessários, e outros requisitos.

Pacotes de trabalho
Uma entrega ou componente do trabalho do projeto no nível mais baixo de cada ramo da EAP. O pacote de trabalho inclui as atividades e os marcos do cronograma necessários para terminar a entrega do pacote de trabalho ou o componente do trabalho do projeto.

Subprojeto
Uma parte menor do projeto total, criada quando o projeto é subdividido em componentes ou partes mais facilmente gerenciáveis. Os subprojetos são geralmente representados na EAP. O subprojeto pode ser chamado de projeto, gerenciado como um projeto e adquirido de um fornecedor.

Fases do projeto
Um conjunto de atividades do projeto, relacionadas de forma lógica, que geralmente culminam com o termino de uma entrega importante. Na maioria dos casos, as fases do projeto são terminadas sequencialmente, mas podem se sobrepor em algumas situações do projeto. Uma fase do projeto é um componente do ciclo de vida do projeto. Uma fase do projeto não é um grupo de processos de gerenciamento de projetos.

Os termos cima são comumente utilizados no gerenciamento de projetos e estão definidos no glossário do PMBOK 5° edição.



FONTE: PMI. Project Body of Knowledge (PMBOK Guide). 5° Edição Pennsylvania. Ed. PMI Book Service, 2013.

Termo de abertura

O Termo de Abertura é conhecimento como “Project Charter” ou como TAP. É um documento que designa quem é o gerente do projeto e quais são suas funções e autoridades dentro de projeto, formalizando a abertura do projeto.

O termo de abertura é geralmente criado pelo patrocinador com a participação do gerente do projeto. Ao se tratar de um projeto externo, o iniciador do projeto ou patrocinador cria o termo de abertura ou delega esta tarefa ao gerente logo no processo de iniciação. É importante ressaltar que a participação da equipe do projeto na criação ou revisão do documento é muito valiosa, pois assegura que todos estão cientes das entregas do projeto e podem dar sugestões.

Para criação do termo de abertura é necessário que o gerente e patrocinador tenham os seguintes documentos:

• Declaração de trabalho do projeto, a qual descreve os produtos e serviços a serem entregues pelo projeto.
• Business case – documento que fornece informações do ponto de vista de um negocia, para que se possa identificar se o projeto é justifica ou não o investimento para a organização naquele momento.
• Contrato – quando o projeto for externo
• Fatores ambientais da empresa – informações sobre condições de mercado, infraestrutura da organização, padrões governamentais específicas para o segmento de atuação.
• Ativos de processos – documentos padrão da organização, procedimentos internos, informações históricas, políticas internas.

A necessidade dos documentos acima pode varia de projeto para projeto, além do gerente de projetos poderem contar com a ajuda de opiniões especializadas. A opinião especializada é oferecida por pessoas com detalhes técnicos, tais como consultores, especialistas no assunto, Escritório de Projetos, partes interessadas, outros departamentos da organização, dentre outros que apoiam no planejamento e criação do termo de abertura.

As necessidades do negócio e do cliente são descrita no TAP como:

• Propósito do projeto
• Descrição do projeto
• Requisitos do projeto
• Riscos iniciais
• Marcos de entregas
• Orçamento
• Partes interessadas
• Designação do gerente de projetos 
• Critérios de aceite do projeto

O documento termo de abertura deve conter a data inicio e fim do projeto e ter a assinatura do patrocinador e do gerente do projeto. Para que você possa visualizar o modelo de um Termo de Abertura acesse no página de Templates ou clique aqui e baixe o template.

O que é uma EAP?

Em gerenciamento de projetos, uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto) ou no inglês WBS (Work Breakdown structure) é uma ferramenta visual que auxilia na definição do escopo, desmembrando as fases do projeto em partes manejáveis, permitindo ao Gerente do Projeto e as partes interessadas terem uma visão organizada, estruturada e clara de todas as entregas do Projeto.

O principal objetivo da EAP é incluir todo o trabalho necessário para entregar o projeto e também assegurar que no projeto não tenha trabalho desnecessário. 

Mas, em que situação a EAP é utilizada no gerenciamento do projeto?

A EAP é utilizada para:

• Definir o escopo do projeto;

• Facilita a comunicação entre o gerente de projeto e as partes interessadas;

• Entradas em outros processos do gerenciamento do projeto e entregas;

• Facilitar a identificação das fases do projeto;

• Facilitar a estimativa de esforço, duração e custo do projeto.

Ao criar uma EAP considere as dicas para uma boa elaboração da EAP:

Decomposição

Não utilize verbos, ou seja, não decomponha a EAP no nível de detalhe das atividades.

Decomponha as entregas até um nível de detalhe do pacote de trabalho, o qual permite o planejamento e controle do trabalho necessário para a sua entrega.

A EAP deve conter 100% do trabalho definido pelo escopo.

Planeje as entregas e não as ações.  

Tenha cuidado para não decompor demais os níveis da EAP e criar um esforço de planejamento e controle muito grande.

Todas as entregas devem estar na EAP de forma clara para todas as partes interessadas. As entregas podem ser: Relatórios, reuniões, produto, dentre outros.

Cada pacote de trabalho deve representar um produto tangível e verificável.

Visualização

Utilize um esquema de codificação para cada elemento que identifique a hierarquia.

Cria a EAP juntamente com as pessoas que executaram o projeto.

A EAP é uma ferramenta fundamental no projeto, pois facilita a definição e visualização dos pacotes de trabalhos a serem entregues em um projeto, além de auxiliar o Gerente de Projetos a mostrar todo o conteúdo do projeto de forma clara e estruturada para a equipe do projeto e todas as partes interessadas.